Fungsi Perencanaan Usaha dan Rencana Usaha

1.    Perencanaan usaha bagi usaha mikro.

Bagi usaha mikro bagaimana memulai usahanya dapat diberikan contoh sebagai berikut. Seorang bapak kepala keluarga ingin membuka usaha warung es cendol yang termasuk sebagai usaha skala mikro, sebagai usaha yang tidak membutuhkan   modal   besar,   dan   manajemen   yang   tidak   rumit   yang memerlukan ilmu manajemen yang kompleks. Apa saja yang perlu direncanakan agar usaha ini berjalan?

⇾⇾⇾

Tujuannya adalah agar es cendol ini laku dijual sebagai penghasilan keluarga untuk keperluan hidup rumah tangganya, termasuk membiayai anak sekolah. Es cendol dijual dalam kemasan gelas yang cukup besar yang isinya sekitar 400 ml. Banyaknya cendol dalam satu gelas sekitar sepertiganya, ditambah dengan santan dan gula serta es batu, sehingga penuh satu gelas besar. Selain dijual di tempat mangkalnya dalam gelas besar tersebut, itu juga es cendol ini dikemas dalam bentuk plastik yang dapat dibawa pulang yang isinya untuk 3 gelas, dengan santan dan cairan gula yang terpisah dalam plastik yang isinya sekitar 100 ml tanpa es batu. Harga penjualan Rp. 4000/paket yang dapat

dibawa pulang oleh ibu/bapak untuk diminum dengan keluarganya. Harga jual di tempat penjualan adalah Rp. 2.000, per gelas besar.

Tempat penjualan merupakan sesuatu yang harus direncanakan tidak dapat disembarang  tempat.  Tempat  jualan  es  cendol dirancang  dekat  keramaian yang stratejis. Faktor lokasi ini menjadi penting, jika lokasi penjualan tidak menarik maka akan merugi. Tempat jualan es cendol misalnya tempat parkir tempat menunggu anak sekolah, atau pasar tradisional atau tempat parkir masuk toko swalayan. Karena pembeli es cendol adalah mereka yang menunggu  teman,  atau  anak  sekolah  atau  sedang  belanja  atau  yang  baru belanja di pasar.

Bahan baku untuk pembuatan es cendol diantaranya tepung beras untuk cendolnya sendiri yang harus menarik dan enak dimakan, jadi harus menetapkan tepung yang berkualitas. Bentuk cendol bervariasi, tetapi harus bulat dan berbentuk seperti pencil di kedua ujungnya. Oleh karena itu harus menetapkan jenis alat yang dapat membuat es cendol dalam bentuk tersebut. Besar kecilnya juga dapat menentukan selera konsumen, apakah dengan diameter 0,7 cm atau lebih kecil misalnya 0,4 cm. Untuk memberi pewarna hijau juga perlu daun suji atau pandan, tetapi sebaiknya tidak menggunakan pewarna buatan. Karena itu yang pertama dilakukannya adalah bahan baku yang akan digunakan untuk pembuatan es cendol, yaitu tepung dan bentuk cendol seperti yang disebutkan di atas, es batu serta kemasan penyajiannya.

Bahan baku lainnya adalah santan. Yang sangat perlu diperhatikan, harus tidak ’bau’, yang campurannya tidak berlebihan atau terlalu sedikit, biasanya untuk satu gelas sekitar 50 ml santan. Santan merupakan salah satu daya tarik es cendol, dan santan tidak usah dibuat kental sekali dan dapat dibuat encer dengan memasukkan air. Bahan baku lainnya adalah gula merah (gula aren) yang membuat rasa manis dan biasanya harus dibuat rasa manis yang ”pas” agar  nikmat  untuk  diminum.  Gula  ini  dapat  diberi  irisan  misalnya  buah nangka atau rasa buah lainnya. Banyaknya campuran sangat ditentukan oleh resep penjual berdasarkan ”uji coba” atau pengalaman; pedagang es cendol, lainnya dengan ibu-ibu tetangga atau berdasarkan tanggapan dari pembeli/ konsumen. Karena itu ”riset pasar” sederhana dapat dilakukan oleh pelaku usaha mikro yang berminat menjadi usahawan misalnya usaha es cendol.

Untuk penjualan es cendol dapat dilakukan dengan gerobak es cendol yang sederhana dan bersih. Seorang penjual es cendol dapat menjual dagangannya sekitar 400 gelas sehari (maksimal sesuai kapasitas gerobak) mulai jam 10 pagi sampai jam 16.00. Bila hujan penjualan es cendol akan berkurang dan mungkin  hanya  laku  sebanyak  biaya  yang  digunakan  untuk  membuat  es cendol.  Oleh  karena  itu  pengusaha  harus  dapat  memperkirakan  keadaan cuaca, supaya tidak merugi. Semua bahan es cendol dibawa dengan gerobak ke lokasi penjualan yang telah ditetapkan. Untuk usaha skala mikro es cendol dengan modal terbatas dapat mengelola satu gerobak es cendol. Gerobak es cendol akan tahan sekitar 2 tahun atau lebih tergantung bahan yang digunakan jenis  kayu  dan  aluminium  sengnya.  Biaya  investasi  gerobak  untuk  satu gerobak Rp.1.000.000, atau dirinci atau biaya gerobak rata-rata Rp. 85.000. Biaya peralatan lainnya sekitar Rp.500.000 atau sekitar Rp. 42.000 perbulan.

Berdasarkan hasil wawancara dengan pedagang es cendol diperoleh data bahwa untuk 400 gelas es cendol sesuai kapasitas wadah cendol diperlukan 6 kg tepung beras; 30 butir kelapa untuk pembuatan santan; 13 kg gula aren. Gula merah biasa/gula jawa hasilnya kurang baik. Kemudian juga biaya lokasi penjualan es cendol agar tidak terusir sebanyak Rp.500.000 atau perbulan sekitar Rp.50.000,  disamping iuran pasar Rp. 1000/hari atau untuk 3 hari sebesar Rp.30.000 sehingga biaya lokasi penjualan per bulan Rp.80.000.

Harga jual Rp. 2.000 per gelas, dan untuk satu gerobak memuat sebanyak 400 gelas perhari berdasarkan kapasitas gerobak es cendol dapat laku, sehingga hasil penjualan Rp.800.000. Tetapi tidak setiap hari dapat terjual 400 gelas, dan sisanya dibawa pulang kembali. Bila penjualan sehari 400 gelas, tetapi dalam satu bulan rata-rata data terjual perhari 320 gelas, sehingga hasil perbulan  penjualan  sekitar  Rp.  640.000/per  hari.  Dengan demikian  omzet perjualan perbulan adalah  Rp.  19.200.000,-  sehingga  rata-rata  penghasilan keluarga per hari Rp. 2.836.000.

Tabel 2.1

Perkiraan Penghasilan Usaha Es Cendol

Rincian Biaya		Penjualan	Pendapatan
Biaya perbulan gerobak	Rp.    85.000
Biaya alat lainnya perbulan	Rp.    42.000
Bahan baku utk 400 gelas	.
a. Tepung	Rp. 1.620.000
b. Kelapa/santan	Rp. 3.600.000
c. Gula aren	Rp. 3.120.000
d. Lain lain bahan	Rp.     90.000
f. Upah penjualan Rp. 75.000/hari	Rp. 2.225.000
Jumlah biaya perbulan	Rp.10.692.000
Hasil penjualan perbulan		Rp.19.200.000
Penghasilan keluarga perbulan			Rp. 8.500.000

Dengan demikian untuk menjadi seorang usahawan mikro harus memahami benar bagaimana menyusun rencana usaha, mengatur usaha, meminpin karyawan/termasuk anggota keluarga dan memahami proses produksi, melakukan adminstrasi keuangan sehari-hari, dan memasarkan  hasil usaha dan melakukan perundingan atau negosiasi dengan karyawan, atau rekanan penyedia bahan baku atau pihak pihak yang terlibat dalam usaha yang dikelolannya. Bagaimanapun sederhana usaha seperti dalam merintis usaha es cendol memerlukan pengetahuan dan pengalaman usaha. Hal ini berlaku bagi semua usaha yang akan digelutinya.

Bagi usaha mikro dalam bidang agribisnis (pertanian, perikanan, peternakan, kerajinan rakyat/rumah  tangga) akan begabung dalam kelompok seperti contoh kasus di bawah ini seperti pembudidaya usaha ikan hias di Desa dan Kecamatan Kemang, Kabupaten Bogor. Kenyataan di lapangan usaha mikro tergabung dalam kelompok karena keterbatasan dalam pengelolaan atau untuk    memulai   usahanya,   diarahkan   dalam   bentuk   kelompok   agar memudahkan dalam proses pembinaaan dan dapat memiliki badan hukum apabila  untuk  meningkat  menjadi  usaha  kecil.  Dalam  menyusun  rencana usaha dilakukan kelompok yang telah dipilih oleh anggota dan mendapat jasa bimbingan para penyuluh lapangan dari instansi pembinanya. Usulan rencana atau  proposalnya  dibimbing  oleh  LSM  atau pendamping  kelompok  dari instansi  pembinanya,  baik  industri  rumah  tangga  atau  kerajinan rakyat,maupun bidang agribisnis atau agro- industri1.

2.   Kelompok Usaha mikro

Sebagai contoh kasus bagaimana usaha mikro dibidang usaha perikanan ikan hias  membentuk kelompok  dan  perkembangan  usaha  kelompok  disajikan ”Kelompok Tani Jaya Kemang” di Kabupaten Bogor.

Proses usaha mikro membentuk kelompok

Para petani ikan di sekitar setu di Desa Kemang, Kecamatan Kemang Kabupaten  Bogor  telah  berusaha  budidaya  ikan  hias  air  tawar.  Mereka sebagai usaha mikro dalam bidang perikanan Budi daya ikan hias air tawar mulai melakukan usaha budidaya sejak tahun 1985. Mereka merasakan dan membutuhkan peningkatkan pendapatan yang kebetulan pula didukung oleh sumber daya alam air yang baik. Kemudian mereka bergabung dalam wadah kelompok tani. 

Tujuan kelompok ini adalah sebagai wadah kerjasama, belajar mengajar bersama untuk peningkatan produksi ikan hias air tawar agar pendapatan mereka meningkat pula. Mereka berinisiatif memanfaatkan lahan pekarangan dan setu dengan membuat pagar-pagar dalam kolam dengan bambu dan jaring apung. Usaha Ikan Hias yang ditebar dapat tumbuh dengan baik. Setu ini sebagai lokasi yang sangat cocok untuk perkembangan budidaya ikan hias. Budidaya dilakukan dengan menebar benih dan memberikan pakan serta pemeliharaan sampai pemasaran hasilnya.

Permintaan pasar untuk memenuhi kebutuhan permintaan lokal ikan hias meningkat. Para pembudidaya mulai berusaha bagaimana caranya untuk dapat memenuhi permintaan. Hal ini berpeluang agar pendapatan keluarga semakin meningkat pula. Mereka bermusyawarah untuk membentuk wadah organisasi pembudidaya ikan hias, dan pemecahan masalah. Kelompok terbentuk pada tanggal 4 Juli 2000, terdiri dari 15 orang anggota pembudidaya dan diberi nama Kelompok "Telaga Jaya". Nama "Telaga Jaya" disepakati para anggota pada saat itu berdasarkan atas kondisi telaga atau setu yang membawa berkah. Lokasi tersebut sangat berpotensi untuk melalukan kegiatan pembesaran ikan hias air tawar, dan kualitas air yang cocok untuk ikan dalam beradaptasi.

Para pembudidaya ikan hias mengkhususkan usahanya untuk berkonsentrasi kepada pemanfaatan setu agar lebih optimal dalam budidaya khususnya teknis pembesaran. Namun usaha pembenihan dilakukan juga pada kolam-kolam dan aquarium para anggota.

Pemasaran produksi ikan hias tidak mengalami hambatan, bahkan kekurangan produksi karena kebutuhan pasar semakin meningkat.

Wilayah ini merupakan bagian dari strategi pengembangan usaha perikanan khususnya ikan hias sesuai dengan pendekatan wilayah pembangunan perikanan di Kabupaten Bogor.

Perkembangan dan Organisasi Kelompok Usaha Mikro

Tahun 2000 pada saat terbentuk kelompok pembudidaya ikan hias "Telaga Jaya" jumlah anggota hanya 15 orang, kemudian terjadi peningkatan perkembangan usaha dan kebutuhan pasar meningkat, maka masyarakat yang melakukan kegiatan usaha budidaya inipun tertarik untuk bergabung dalam kelompok dengan harapan dapat memperoleh informasi mengenai usaha ikan hias. Keinginan bergabung meningkat terus setiap tahun, dan pada tahun 2005 berjumlah 38, dengan rincian 25 orang anggota inti dan 13 orang anggota binaan. Selain anggota kelompok diatas, kegiatan usaha kelompok, didukung oleh wanita tani dan taruna tani.

Untuk motivasi kelompok maka ada jenjang kemampuan kelompok yang terbagi dalam Kelas Kemampuan Kelompok: Kelas Pemula; Kelas Lanjut, Kelas Madya. Pengklasifikasian ini sebagai upaya merangsang partumbuhan dan perkembangan kelompok dimana pada setiap periode tertentu diadakan penilaian kenaikan kelas, kemampuan kelompok sebagai bagian prestasi sekaligus penghargaan terhadap prestasi yang diperoleh oleh kelompok pembudidaya.

Seiring dengan perkembangan dinamika kelompok, maka kelompok pembudidaya Ikan Hias Air Tawar "Telaga Jaya" tahun 2005 telah mencapai kelas Madya. Kelas kemampuan jenis ini merupakan kelas yang tertinggi pada pembudidaya   berdasarkan   peningkatan   perkembangan   kelompok   baik prakarsa dan swadaya  yang menunjukan juga indikator kemandirian suatu kelompok tersebut. Kelas Pemula dicapai tahun 2001 dan Th 2003 dicapai Kelas Lanjut.

Susunan Organisasi Kelompok berdasarkan hasil musyawarah, terdiri dari:

(1) Penasehat (Camat Dan Kepala Kemang); 

(2) Pembina: Dinas Peternakan & Perikanan Kabupaten Bogor dan UPTD wilayah Kemang; 

(3) Ketua dan Wkl Ketua; 

(4) Sekretaris dan Bendahara; dan 

(5) Seksi-seksi : Produksi, Kesehatan;

     Pemasaran,Humas   dan   Diklat.   Agar   manajemen   kelompok berjalan baik telah disepakati pula tugas-tugas setiap jabatan tersebut. 

     Penasehat: memberi arahan manajemen organisasi, dan bimbingan umum. 

    Pembina: Memberikan arahan, petunjuk serta nasehat pelaksanaan kegiatan kelompok, bimbingan teknis, sosial dan ekonomi dan fasilitasi kegiatan, ikut dalam masalah kelompok. Dan evaluasi manajemen kelompok.

     Ketua, Kelompok bertugas sebagai pimpinan dan penanggung jawab; mengkoordinasikan seluruh kegiatan kelompok, menyusun agenda pertemuan dan perumusan hasilnya; penghubung antar kelompok dengan pihak lain atau mitra  kerja  pemerintah;  memotivasi  pengurus  dan  anggota,  penyusunan laporan kelompok. 

     Sekretaris, melakukan adminstrasi kegiatan kedalam dan keluar,  agenda  rencana  kerja,  laporan  perkembangan  kelompok  bersama ketua. 

     Bendahara, bertugas membuat laporan keuangan kelompok, dan administrasi   pengeluaran   dan   penerimaan   keuangan.   

     Seksi   budidaya, bertugas melakukan cara dan teknik budidaya, penyampaian informasi teknologi baru; pencatatan produksi untuk setiap jenis ikan hias yang diproduksi untuk  memenuhi permintaan pasar; 

     Seksi Kesehatan, bertugas mengindentifikasi faktor lingkungan yang dapat mempengaruhi kualitas air, alternatif pemecahan masalah kesehatan ikan bila terjadi musibah penyakit, membantu pencegahan dan pengobatan penyakit ikan; 

     Seksi Pemasaran, mencari informasi pasar dan memanfaatkannya;  menghubungkan informasi hasil produksi pembudidaya kepada pihak luar, melakukan survey pasar; mengindentifikasi jenis/komoditas yang sesuai dengan kondisi untuk di budidaya kelompok; memberikan pemecahan masalah dibidang sarana produksi kebutuhan kelompok; 

     Seksi Humas, menyiapkan informasi kepada kelompok;  mengadakan  hubungan/koordinasi  dengan  pihak  mitra  kerja, swasta,  menginformasikan  perkembangan  pasar  terutama  harga  produksi. 

     Seksi Diklat,  menyiapkan anggota  peserta  kegiatan pelatihan dan kursus; menyebarkan informasi teknologi kepada anggota; melatih para peserta pelatihan anggota kelompok.

Jenis Kegiatan Usaha

Kelompok Pembudidaya Ikan Hias "Telaga Jaya" melakukan kegiatan usaha baik pembenihan maupun pembesaran. Pembenihan dilakukan pada kolam- kolam atau aquarium didalam rumah atau disekitar rumah, sedangkan  untuk pembesaran  dilakukan  sebagian  besar  di setu  dan sebagian kecil di kolam/aquarium.

Jenis ikan hias yang dibudidayakan oleh kelompok "Telaga Jaya" sebagai usaha pokok adalah:

a.   Maskoki (Oranda; Spenser; Tosa; Black moor Teleskop – Carrassius auratus-     gold fish);

b.  Manfish - Pterophyllum scalarep - Anglefish);

c.   Platy Coral - Xyphophous, Maculatus gunther - Cral platy)

d.  Rainbow - Melarotaenia - Rainbow Fish; - Lochi ogilby - Black Linded rainbow

e.   Platy Pedang - Xyphophorus helleri heckel - Sword tail

f. Platy Varratus - Xyphophorus variatus meek – Platy Viariatus, Virigated Platy

g.  Patin - Pangasius- pangasius han buck- Cat fish

Jenis ikan hias yang paling banyak dibudidayakan dengan tingkat produksi keadaan th 2005  adalah  jenis  ikan maskoki (163.000  ekor), Rainbow fish (88.300 ekor) dan Manfish (26.000 ekor). Selain melakukan usaha pokok, budidaya ikan hias, sebagai penunjang yang dilakukan oleh pembudidaya ikan ini adalah pemanfaatan jaring apung dan kolam untuk memenuhi kebutuhan keluarga dalam memenuhi kebutuhan pangan maupun untuk dijual. Selain di setu  dengan  menggunakan  jaring  apung,  ada  beberapa  anggota  kelompok yang mempunyai kolam terbuat dari batu semen untuk membudidaya ikan konsumsi bahkan melakukan usaha pembenihan, dimana anggota lain dapat memperoleh benih dari anggota kelompok lainnya.

Jenis ikan air tawar yang dibudidayakan sebagai usaha penunjang seperti: Ikan mas, Patin, Bawal air tawar dan Nila Merah, serta Gurame.

Mekanisme Usaha.  Dalam melakukan kegiatan  usaha,  anggota kelompok pembudaya benih ikan hias kemdian dijual kepada anggota kelompok untuk pembesaran. Anggota yang melaksanakan pembesaran dilakukan oleh seksi pemasaran yang dilakukan kepada mitra usaha.

Pemasaran yang dilakukan oleh kelopok di wilayah Kabupaten Bogor juga dilakukan ke wilayah Jabotabek, melalui suplayer sebagai bahan eksport.

Sarana usaha yang dimiliki anggota "Telaga Jaya" sebagai berikut: Kolam mengalir 322 buah semua anggota memilikinya berkisar 2-20 buah per anggota; Kolam batu/semen: 105 buah, 28% anggota tidak memilikinya; Aquarium 270 buah yang dimilik oleh 2 orang; kolam tanah 22 buah dimiliki

4  orang  anggota.  disajikan  pada  tabel  di  bawah  ini.  Kelompok  sendiri memiliki      fasilitas      seperti      saung      kelompok      (skretariat);      Bak penampungan/pemasaran; aquarium; bak pembenihan, penetasan pembesaran; aerator, jaring, dan peralatan lainnya (pH meter, timbangan).

Untuk  meningkatkan  SDM  anggota  kelompok  telah  mengikuti  diklat  di tingkat Kabupaten dan Provinsi, dan anggota lainnya mendapat pembinan dari penyuluh, pembina dan penasihat secara rutin. Prestasi/Penghargaan terhadap kelompok adalah: Lomba kelompok pembudidaya ikan hias sebagai   juara I  tingkat kabupaten th. 2004, Juara I tingkat provinsi Jabar th. 2005 dan Juara Harapan I Tingkat Nasioanl th. 2005.

Dalam rangka pengembangan usaha kelompok telah diusulkan penambahan fasilitas dan peralatan kolam bagi anggota kelompok (aquariumdan raknya, genset pemasok listrik jika listrik PLN padam, aerator untuk aquarium dan plastik/terpal untuk pembibitan) dan pembelian induk untuk menambah jenis ikan  hias.  Jumlah pembiayaan  Rp.  195  juta  termasuk rehabilitasi  sawung kelompok tempat pertemuan.

3.    Perencanaan Usaha Kecil dan Menengah.

Perencanaan  pada  dasarnya  untuk  menciptakan  cetak  biru  yang memungkinkan pemilik bisnis atau manajer untuk mencocokkan kekuatan dan kelemahan perusahaan terhadap peluang dan ancaman lingkungan. Kegagalan sering terjadi pada usaha kecil karena tidak membuat rencana bisnis. Rencana usaha merupakan ringkasan tertulis yang berisi tentang rincian kegiatan dan rencana   keuangan,   peluang   pasar   dan   strateji   serta   ketrampilan   dan kompetensi seorang usahawan. 

Perencanaan usaha akan membantu usahawan menguraikan arah, sasaran dan ketempat mana akan dituju dan bagaiman cara mencapainya.  Menyusun rencana usaha  akan mendorong wirausaha untuk mempertimbangkan  aspek   positif  dan   negatif  dalam  bisnisnya.   Dalam beberapa kasus rencana usaha akan menarik pemberi pinjaman dan penanam modal sebelum mereka memberi pinjaman. 

Menyusun rencana usaha memerlukan kerja keras, usahawan yang memerlukan waktu dan tenaganya untuk menyusun rencana usaha agar lebih siap untuk menghadapi lingkungan yang bergejolok dan persaingan ketat dibandingkan dengan yang tidak memiliki rencana usaha. Walaupun rencana usaha bukan jamiman keberhasilan, tetapi hal ini akan memberikan peluang untuk berhasil.

Fungsi Rencana usaha.

Fungi pertama memberi petunjuk kegiatan bisnis kedepan, dan rencana strateji untuk mencapai tujuan. Rencana bisnis memberi arah bagi Manajer dan karyawan. Bagi usaha mikro umumnya tidak memiliki rencana tertulis tetapi   tetap   memilik   rencana   usaha   yang   dikelola   oleh   dirinya   dan keluarganya. Bagi usaha kecil dan menengah harus memiliki rencana usaha. Bagi UKM telah mengerjakan karyawan. Oleh karena itu perlu melibatkan karyawan  sehingga  mereka  dihargai  dan  merasa  terikat  untuk  mencapai sasaran yang telah ditetapkan bersama.

Fungsi kedua adalah untuk menarik pemberi pinjaman dan penanam modal. Perencanaan yang dibuat secara sederhana dan tanpa penyajian yang  baik tidak akan memberikan dorongan bagi peminjam atau penanam modal dalam memberikan pinjaman dan menanam modalnya. Rencana usaha merupakan cerminan dari pembuatnya. Mengingat hal itu wirausahawan tidak akan menyerahkan rencana usaha kepada pihak luar, sebab orang luar tidak memahami bisnisnya dan pandanganya dalam usulan rencana usaha. 

Tetapi bagi usaha kecil hal tersebut harus dibuat sendiri, karena merekalah yang tahu kemana arah bisnis kedepan.

Format Rencana Usaha. Untuk menyusun rencana usaha disusun format rencana yang terdiri dari unsur unsur seperti di bawah ini, tetapi setiap usahawan dapat memodifikasi sesuai dengan keperluannya2. Rencana usaha ini dapat menjadi dasar proposal yang diajukan ke Bank atau Lembaga Keuangan lainnya atau investor yang akan menanamkan modalnya untuk mendapat bantuan dana. Ringkasan Format Rencana Usaha:

a.   Ringkasan Eksekutif,

b.   Perencanaan Usaha; Latar belakang usaha secara rinci; Gambaran usaha; Analisis pasar; Analisis Pesaing; Perencanaan Stratejik Usaha; Spesifikasi organisasi dan manajemen; Perencanaan Keuangan; Perencnaan aksi stratejik,

c.   Penentuan misi usaha,

d.  Proposal usaha permohonan pinjaman.