AKTIVITAS-AKTIVITAS SIKLUS PRODUKSI pada Sistem Informasi Akuntansi

Gambar 13-2 memperlihatkan empat aktivitas dasar dalam siklus produksi: desain  produk, perencanaan dan penjadwalan, operasi produksi, serta akuntansi biaya. Gambar 13-2 juga memperlihatkan informasi penting yang mengalir di antara setiap aktivitas tersebut dan siklus SIA lainnya. Walaupun keterlibatan utama para akuntan adalah pada langkah keempat, yaitu akuntansi biaya, mereka juga hams memahami proses dan informasi yang dibutuhkan dalam langkah-langkah lainnya. Pengetahuan ini akan memungkinkan mereka untuk bekerja bersama dengan fungsi sistem informasi untuk memastikan bahwa SIA dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mengelola empat aktivitas dari siklus produksi tersebut.

Gambar 13-2 memperlihatkan empat aktivitas dasar dalam siklus produksi

Materi sebelum dan sesudahnya silahkan cek

1. Tinjauan sejarah mengenai Siklus produksi
2. AKTIVITAS-AKTIVITAS SIKLUS PRODUKSI pada Sistem Informasi Akuntansi
3. Jenis-jenis Sistem Akuntansi Biaya dalam Sistem Informasi Akuntansi
4. Tujuan, Ancaman, Dan Prosedur Pengendalian untuk siklus produksi
5. Ketidakefisienan Dalam Operasi Produksi Juga Mengakibatkan Kenaikan Beban
6. Kebutuhan Informasi Siklus Produksi Dan Model Data Sistem Informasi Akuntansi
7. Manfaat dari sistem activity-based costing-ABC dalam Sistem Informasi Akuntansi
8. Cara Membaca diagram E-R dalam Sistem Informasi Akuntansi
9. Manfaat model data serta Ringkasan Dan Kesimpulan Kasus Sistem Informasi Akuntansi

siklus produksi - Desain Produk

Langkah pertama dalam siklus produksi adalah desain produk (lingkaran 1.0 dalam gambar 13-2). Tujuan aktivitas ini adalah mendesain sebuah produk yang memenuhi permintaan dalam hal kualitas, ketahanan, dan fungsi, dan secara simultan  meminimalkan biaya produksi. Beberapa kriteria ini saling bertentangan satu sama lain, hingga membuat desain produk merupakan tugas yang menantang.

Dokumen, Formulir, dan Prosedur

Aktivitas desain produk menciptakan dua dokumen utama. Pertama adalah daftar bahan baku (bill of materials / BOM) yang menyebutkan nomor bahan baku, deskripsi, serta jumlah masing-masing komponen bahan baku yang digunakan dalam satu unit produk jadi. Kedua adalah daftar operasi, yang menyebutkan kebutuhan tenaga kerja dan mesin yang diperlukan untuk memproduksi produk tersebut. Daftar operasi kadang kala disebut sebagai lembar pergerakan karena menunjukkan bagaimana sebuah produk bergerak di sepanjang pabrik, menyebutkan apa yang dilakukan di setiap langkah dan berapa banyak waktu yang dibutuhkan oleh aktivitas tersebut. 

Peran akuntan

Para akuntan haurs terlibat dalam desain produk karena 65 hingga 80 persen biaya produk ditentukan pada tahap proses produksi ini. Para akuntan dapat memberikan informasi yang menunjukkan bagaimana berbagai desain dapat mempengaruhi biaya produksi dan tingkat laba. Misalnya, dimungkinkan untuk mengurangi biaya produksi suatu lini produk-produk yang berkaitan dengan meningkatkan jumlah komponen bersama yang digunakan dalam masing-masing produk. SIA juga hams mampu memberikan data tentang penggunaan bahan baku dalam berbagai produk dan proyeksi biaya penggunaan komponen alternatif. Dalam cara yang hampir sama, berbagai aspek kompleksitas produk, seperti jumlah komponen yang berbeda dan cara perakitan, dapat secara signifikan mempengaruhi waktu dan biaya produksi. Oleh karenanya, SIA harus didesain untuk mengumpulkan dan memberikan informasi mengenai biaya penyetelan mesin dan penanganan bahan baku yang lerkail dengan berbagai allernalif desain produk.

Terakhir, data mengenai biaya perbaikan dan jaminan yang terkait dengan produk yang ada dapat berguna untuk mendesain produk yang lebih baik. Data ini hams dikumpulkan dalam siklus pendapatan. Kuncinya adalah mendesain SIA agar informasi tersedia bagi para desainer produk. Perhatikan bahwa dalam semua contoh ini, akuntan menambah nilai bukan hanya dari mengukur biaya, tetapi dengan menggunakan informasi biaya secara proaktif untuk meningkatkan laba jangka panjang.

Materi sebelum dan sesudahnya silahkan cek

1. Tinjauan sejarah mengenai Siklus produksi
2. AKTIVITAS-AKTIVITAS SIKLUS PRODUKSI pada Sistem Informasi Akuntansi
3. Jenis-jenis Sistem Akuntansi Biaya dalam Sistem Informasi Akuntansi
4. Tujuan, Ancaman, Dan Prosedur Pengendalian untuk siklus produksi
5. Ketidakefisienan Dalam Operasi Produksi Juga Mengakibatkan Kenaikan Beban
6. Kebutuhan Informasi Siklus Produksi Dan Model Data Sistem Informasi Akuntansi
7. Manfaat dari sistem activity-based costing-ABC dalam Sistem Informasi Akuntansi
8. Cara Membaca diagram E-R dalam Sistem Informasi Akuntansi
9. Manfaat model data serta Ringkasan Dan Kesimpulan Kasus Sistem Informasi Akuntansi

Perencanaan dan Penjadwalan

Langkah kedua dalam siklus produksi adalah perencanaan dan penjadwalan (lingkaran 2.0 dalam Gambar 13-2). Tujuan langkah ini adalah mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpa menimbulkan kelebihan persediaan barang jadi.

Metode Perencanaan

Dua metode perencanaan produksi yang umum adalah perencanaan sumber daya produksi (manufacturing resource planning= MRP-II) dan sistem produksi just in time. MRP­II adalah kelanjutan dari perencanaan sumber daya bahan baku yang mencari keseimbangan antara kapasitas produksi yang ada dan kebutuhan bahan baku untuk memenuhi perkiraan permintaan penjualan. Sistem MRP-II sering disebut sebagai push manufacturing, karena barang diproduksi sebagai ekspektasi atas permintaan pelanggan.

Seperti halnya MRP-II yang merupakan perpanjangan dari sistem pengendalian persediaan MRP, sistem produksi just-in-time (JIT) memperluas prinsip sistem pengendalian persediaan just-in-time untuk seluruh proses produksi. Tujuan produksi JIT adalah meminimalkan atau meniadakan persediaan bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi. JIT sering kali disebut sebagai pull manufacturing, karena barang diproduksi sebagai tanggapan atas permintaan pelanggan. Secara teoretis, sistem produksi JIT hanya berproduksi sebagai tanggapan atas pesanan pelanggan. 

Dalam praktiknya, kebanyakan sistem produksi JIT mengembangkan rencana produksi jangka pendek. Contohnya, Toyota mengembangkan rencana produksi bulanan agar dapat memberikan jadwal yang tetap kepada para pemasoknya. Strategi ini memungkinkan para pemasok merencanakan jadwal produksi agar mereka dapat mengirimkan produk mereka ke Toyota pada waktu yang tepat saat dibutuhkan. Jadi, baik MRP-II maupun sistem produksi JIT merencanakan produksi di depan. Akan tetapi, MRP II dan JIT berbeda dalam segi lamanya rentang waktu perencanaan. Sistem MRP-II dapat mengembangkan rencana produksi hingga untuk 12 bulan ke depan, sementara sistem produksi JIT menggunakan rentang waktu perencanaan yang lebih pendek.

Dokumen, Formulir, dan Prosedur

Jadwal induk produksi (master production schedule-MPS) menspesifikasikan seberapa banyak produk akan diproduksi selama periode perencanaan dan kapan produksi tersebut harus dilakukan (lihat Gambar 13-3). Informasi mengenai pesanan pelanggan, prediksi penjualan, dan tingkat persediaan barang jadi digunakan untuk menetapkan tingkat produksi. Walaupun bagian jangka panjang MPS dapat diubah berdasarkan perubahan kondisi pasar, rencana produksi harus tetap untuk beberapa minggu ke depan agar dapat memberikan waktu yang cukup guna rnendapatkan bahan baku, perlengkapan, dan tenaga kerja yang dibutuhkan. Selanjutnya, kornpleksitas penjadwalan meningkat secara dramatis sejalan dengan semakin banyaknva jumlah pabrik.

Gambar 13-3 Contoh Jadwal Induk Produksi (MPS)

Perusahaan besar seperti Motorola dan General Motors harus mengkoordinasikan produksi di beberapa pabrik berbeda daJam berbagai negara berbeda. Beberapa pabrik tersebut memproduksi komponen dasar seperti tube garnbar (komponen TV) dan papan sirkuit; sedangkan pabrik lainnya merakit produk jadi. Sistem informasi produksi harus mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas ini untuk meminimalkan ketidakseimbangan pasokan dan membuat persediaan barang setengah jadi.

MPS digunakan untuk mengembangkan jadwal terinci yang menspesifikan produksi harian dan menetapkan apakah bahan baku perlu dibeli atau tidak. Guna melakukan hal ini, kita perlu "melebihkan" daftar bahan baku agar dapat menetapkan permintaan jangka pendek bahan baku untuk memenuhi tujuan produksi yang tercantum dalam MPS (lihat Tabel 13-1). Permintaan ini dibandingkan dengan tingkat persediaan saat ini, dan jika bahan baku tambahan dibutuhkan, permintaan pembelian akan dihasilkan serta dikirim ke bagian pembelian untuk memulai proses perolehan bahan.

Tabel 13-1 Contoh "Melebihkan" Daftar Bahan Baku

Gambar 13-2 memperlihatkan bahwa aktivitas perencanaan dan penjadwalan menghasilkan tiga dokumen lainnya: perintah produksi, permintaan bahan baku, dan kartu perpindahan. Perintah produksi akan mensahkan produksi jumlah yang ditetapkan dari suatu produk. Perintah tersebut menyebutkan operasi yang perlu dilakukan, jumlah yang akan diproduksi, serta lokasi tempat barang jadi harus dikirim. Perintah ini juga mengumpulkan data mengenai setiap aktivitas tersebut (lihat Gambar 13-4).

Gambar 13-4 Contoh Perintah Produksi Permintaan bahan baku

mensahkan pengeluaran jumlah bahan baku yang dibutuhkan dari gudang ke lokasi pabrik, tempat bahan tersebut dibutuhkan. Dokumen ini berisi nomor perintah produksi, tanggal pembuatan, dan berdasarkan pada daftar bahan baku, nomor barang serta jumlah semua bahan baku yang dibutuhkan (lihat Gambar 13-5). Perpindahan selanjutnya dari bahan baku di sepanjang pabrik akan didokumetasikan dalam kartu perpindahan, yang mengidentifikasi bagian-bagian yang dipindahkan lokasi perpindahannya, serta waktu perpindahan (lihat Gambar 13-6).

Gambar 13-5 Contoh Permintaan Bahan Baku

Gambar 13-6 Contoh Kartu Perpindahan

Peran Akuntan

Akuntan harus memastikan bahwa SIA mengumpulkan dan melaporkan biaya secara konsisten dengan teknik perencanaan produksi perusahaan. Hal ini mungkin membutuhkan perubahan pada SIA ketika teknik perencanaan baru digunakan.  Contohnya, AOE sedang mempertimbangkan untuk mengadopsi pendekatan JIT untuk produksi. Produksi dengan JIT menekankan kerja tim dan bertujuan memaksimalkan efisiensi serta sinergi semua tim yang terlibat dalam pembuatan suatu produk tertentu. Mengumpulkan dan melaporkan varian tenaga kerja pada tingkat individual atau tim dapat menimbulkan insentif disfungsional untuk memaksimalkan kinerja lokal dengan mengorbankan kinerja keseluruhan pabnk. Oleh karenanya, perlu mendesain ulang SIA perusahaan agar dapat mengumpulkan dan melaporkan biaya dengan cara menekankan pada kontribusi bersama semua tim yang membuat produk tersebut.

Para akuntan juga dapat membantu perusahaan memilih antara MRP-11 atau JIT untuk melihat manakah yang lebih tepat untuk perencanaan dan penjadwalan produksi perusahaan. Apabila permintaan produk perusahaan dapat diprediksi dan produk tersebut memiliki siklus hidup yang panjang, maka pendekatan MRP-11 dapat dibenarkan. Sebaliknya, pendekatan JIT mungkin akan lebih tepat jika produk perusahaan dikarakterisasikan dengan siklus hidup yang pendek, permintaan yang tidak dapat diprediksi, serta seringnya potongan atas kelebihan persediaan. Jadi, para akuntan harus mendesain SIA untuk menyediakan informasi rinci semacam ini mengenai penjualan produk.

Materi sebelum dan sesudahnya silahkan cek

1. Tinjauan sejarah mengenai Siklus produksi
2. AKTIVITAS-AKTIVITAS SIKLUS PRODUKSI pada Sistem Informasi Akuntansi
3. Jenis-jenis Sistem Akuntansi Biaya dalam Sistem Informasi Akuntansi
4. Tujuan, Ancaman, Dan Prosedur Pengendalian untuk siklus produksi
5. Ketidakefisienan Dalam Operasi Produksi Juga Mengakibatkan Kenaikan Beban
6. Kebutuhan Informasi Siklus Produksi Dan Model Data Sistem Informasi Akuntansi
7. Manfaat dari sistem activity-based costing-ABC dalam Sistem Informasi Akuntansi
8. Cara Membaca diagram E-R dalam Sistem Informasi Akuntansi
9. Manfaat model data serta Ringkasan Dan Kesimpulan Kasus Sistem Informasi Akuntansi

Operasi Produksi

Langkah ketiga dalam siklus produksi adalah produksi aktual dari produk (lingkaran 3.0 dalam Gambar 13-2). Cara aktivitas ini dicapai sangat berbeda di berbagai perusahaan, perbedaan tersebut berdasarkan jenis produk yang diproduksi dan tingkat otomatisasi yang digunakan dalam proses produksi. Penggunaan berbagai bentuk TI dalam proses produksi, seperti robot dan mesin yang dikendalikan oleh komputer, disebut sebagai computer-integrated manufacturing (CIM). CIM dapat secara signifikan mengurangi biaya produksi. Contohnya, Northrop Corporation dahulu menggunakan 16.000 lembar kertas yang berisi instruksi kerja dasar yang berhubungan dengan manufaktur badan pesawat. Ketika terminal on-line diinstal di setiap lokasi perakitan, peniadaan arus kertas dan peningkatan efisiensi mengurangi biaya sebesar 30 persen.

Para akuntan tidak diminta untuk menjadi ahli dalam setiap segi CIM, tetapi mereka hams memahami bagaimana hal tersebut mempengaruhi SIA. Salah satu pengaruh CIM adalah pergeseran dari produksi massal ke produksi sesuai pesanan. Contohnya, setiap produk Northrop Grumman dirakit sesuai pesanan. Akan tetapi, setiap produk dapat menggunakan sekitar 256.000 komponen terpisah. Jadi, untuk meminimalkan biaya gudang, SIA Northrop harus memelihara catatan persediaan perpetual yang akurat. SIA perusahaan tersebut hams memiliki kemampuan untuk mengintegrasikan pesanan penjualan dengan sistem produksi dan menelusuri status semua pesanan. Jadi, SIA perusahaan tersebut harus secara penuh mengintegrasikan informasi dari siklus pendapatan, pengeluaran, dan produksi. Sistem ERP memberikan cara integrasi semacam ini.

Walaupun sifat proses produksi dan keluasan CIM dapat berbeda diberbagai perusahaan, namun setiap perusahaan membutuhkan data mengenai empat segi berikut ini dari operasi produksinva: bahan baku yang digunakan, jam tenaga kerja yang digunakan, operasi mesin yang dilakukan, serta biaya overhead produksi lainnya yang terjadi.

Akuntansi Biaya

Langkah terakhir dari siklus produksi adalah akuntansi biaya (lingkaran 4.0 dalam Gambar 13-2). Tiga tujuan utama sistem akuntansi biaya adalah (1) memberikan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan evaluasi kinerja operasi produksi; (2) memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam menetapkan harga serta keputusan bauran produk; dan (3) mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung persediaan serta nilai harga pokok penjualan yang muncul di laporan keuangan perusahaan.

Agar dapat berhasil mencapai tujuan pertama, Fokus 13-1 menjelaskan bahwa SIA harus didesain untuk mengumpulkan data real-time mengenai kinerja aktivitas produksi agar pihak manajemen dapat membuat keputusan tepat pada waktunya. Guna mencapai kedua tujuan lainnya, SIA harus mengumpulkan biaya berdasarkan berbagai kategori dan kemudian membebankan biaya-biaya tersebut ke produk tertentu dan unit organisasional tertentu. Hal ini membutuhkan pengkodean yang hati-hati atas data biaya selama pengumpulan, karena sering kali biaya yang sama dapat dialokasikan dalam beberapa cara, untuk beberapa tujuan berbeda. Contohnya, biaya supervisoran pabrik dapat dibebankan ke beberapa departemen untuk tujuan evaluasi kinerja, tetapi ke produk tertentu untuk menetapkan harga dan keputusan bauran produk.