Penilaian Aspek Manajemen dan Sumber Daya Manusia: Evaluasi dan Strategi

PENILAIAN ASPEK MANAJEMEN & SUMBER DAYA MANUSIA 

Analisis Aspek Manajemen dalam Penyusunan SKB

Analisis aspek manajemen dalam penyusunan Surat Keputusan Bersama (SKB) mencakup dua tahap penting, yaitu masa pembangunan proyek (pra-operasi) dan masa operasional.

1. Masa Pembangunan Proyek

Kegagalan suatu proyek sering terjadi jika tenaga kerja pada masa pembangunan tidak memiliki kualitas yang memadai. Oleh karena itu, pada masa pembangunan (konstruksi), diperlukan keterpaduan antara keterampilan tenaga kerja manusia dan kapasitas peralatan sejak tahap perencanaan hingga proyek selesai dan diserahkan kepada pemilik. Proyek dapat dikerjakan oleh perusahaan kontraktor atau dilakukan secara borongan yang dipimpin oleh mandor.

Terdapat tiga fungsi manajemen yang harus dilaksanakan selama masa pembangunan proyek, yaitu:

A. Perencanaan Proyek

Tujuan utama dari perencanaan proyek adalah memastikan bahwa setiap aktivitas dilakukan sesuai dengan rencana. Jika terjadi penyimpangan, seperti keterlambatan, maka upaya perbaikan harus dilakukan agar penyimpangannya tidak berdampak signifikan. Pada tahap perencanaan, disusunlah rencana kerja pembangunan proyek hingga masa uji coba. Hal-hal yang dianalisis mencakup jenis pekerjaan, waktu pelaksanaan tiap jenis pekerjaan, tenaga pelaksana, peralatan, dan anggaran. Perencanaan yang matang dan komprehensif akan menentukan kesuksesan proyek, dengan tujuan agar proyek dapat diselesaikan tepat waktu, sesuai dengan kualitas dan anggaran yang telah ditentukan. Dengan demikian, perencanaan harus dapat mengakomodasi seluruh kebutuhan pelaksanaan konstruksi, mulai dari aspek teknis hingga aspek sosial.

B. Realisasi Pembangunan Proyek / Pelaksanaan Konstruksi

Pada tahap ini, selain mempersiapkan izin-izin, organisasi, dan petugas lapangan, disusun pula jadwal rencana kerja secara terperinci. Penyusunan jadwal kerja yang paling sederhana dapat dilakukan dengan menggunakan bagan balok (bar chart), seperti contoh di bawah ini.

C. Pengendalian

Pengendalian dilakukan sepanjang masa konstruksi hingga proyek selesai. Pengendalian ini dilakukan dengan memantau laporan dan evaluasi pekerjaan secara teratur (harian, mingguan, bulanan), yang biasanya dilengkapi dengan foto-foto yang menunjukkan kemajuan fisik proyek. Proses pengendalian—terutama dalam hal waktu dan kualitas—merupakan pemantauan menyeluruh terhadap setiap langkah pelaksanaan pekerjaan, yang mencakup metode kerja, peralatan, tenaga kerja, serta aspek keamanan dan keselamatan kerja.

2. Masa Operasional

Pada masa operasional, kebutuhan Sumber Daya Manusia (SDM) perlu diestimasi berdasarkan jumlah, keahlian, pengalaman, tingkat pendidikan, gaji/upah, dan kebutuhan spesifik masing-masing bagian. Jika diperlukan tenaga asing, estimasi jumlah tenaga asing yang akan digunakan juga harus diperhitungkan. Misalnya, dalam proyek pembangunan hotel, estimasi SDM baik Tenaga Kerja Langsung (TKL) maupun Tenaga Kerja Tidak Langsung (TKTL) perlu dilakukan untuk setiap bagian.

Selain kebutuhan jumlah dan tingkat pendidikan SDM, penting juga untuk mempertimbangkan standarisasi dalam hal:

• Keahlian atau pengalaman kerja,
• Gaji, upah, dan tunjangan.

Kriteria tambahan, jika dianggap penting, seperti sikap ramah (untuk bagian Humas), juga perlu dipertimbangkan. Sebagai contoh, dalam industri jasa penerbangan, ada kriteria khusus untuk pramugari/pramugara, seperti tidak berkaca mata, memiliki penampilan menarik, serta memenuhi standar tinggi dan berat badan yang seimbang.

Estimasi kebutuhan dan kriteria standar SDM/TK harus disesuaikan dengan struktur organisasi perusahaan.

Rencana Pengisian Jabatan

Pada beberapa perusahaan, pengisian jabatan tingkat atas, seperti komisaris dan direksi, telah direncanakan sebelumnya. Pihak yang dipilih untuk mengisi jabatan-jabatan tersebut sebaiknya adalah individu dengan kinerja yang baik, seperti:

• Dikenal sebagai tokoh masyarakat yang jujur,
• Dikenal sebagai mitra usaha yang baik,
• Dalam dunia perbankan, memiliki reputasi sebagai nasabah yang baik,
• Memiliki pengalaman dalam bidang manajerial dengan reputasi yang positif.

Informasi yang digunakan untuk menilai kinerja pribadi ini biasanya berasal dari pengusaha lain, media massa, perbankan, dan sebagainya.

Sumber Pengadaan TK/SDM

TK/SDM yang dibutuhkan sesuai dengan standar perusahaan seringkali sulit ditemukan. Oleh karena itu, dalam penyusunan SKB, sebaiknya dicantumkan sumber pengadaan SDM, seperti:

• Kelompok perusahaan,
• Daerah sekitar proyek,
• Lembaga pelatihan (LPK), lembaga yang mengkhususkan diri dalam penyaluran TK, perguruan tinggi, dan lain-lain,
• Tenaga ahli dari luar negeri, seperti tenaga dari Jepang atau Korea untuk perusahaan otomotif dan elektronik, atau tenaga dari Hongkong atau Taiwan untuk restoran Chinese.

Kegiatan Perencanaan

Kegiatan perencanaan mencakup:

• Menyeleksi tim penganalisis sistem,
• Memperkirakan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas,
• Membuat jadwal proyek agar tugas-tugas dapat diselesaikan sesuai dengan waktu yang direncanakan.

Dua alat utama untuk perencanaan dan kontrol proyek adalah Gantt Charts dan PERT (Program Evaluation and Review Techniques) diagrams.

Memperkirakan Waktu yang Diperlukan

Proyek dibagi ke dalam beberapa fase, yang kemudian dipecah menjadi tugas-tugas atau kegiatan, dan akhirnya dirinci ke dalam perincian kegiatan yang lebih detail. Estimasi waktu untuk setiap tugas dapat dilakukan dengan pendekatan most likely, pessimistic, dan optimistic.

Gantt Charts

Gantt Charts mudah untuk dibuat dan digunakan. Diagram ini menggambarkan fase pengumpulan informasi atau analisis proyek dengan cara yang jelas dan terstruktur

PERT DIAGRAM

PERT (Program Evaluation and Review Technique) Diagram adalah alat yang digunakan untuk menggambarkan prioritas serta urutan kegiatan dalam sebuah proyek. Diagram ini menunjukkan aktivitas yang harus diselesaikan terlebih dahulu sebelum melanjutkan ke kegiatan berikutnya. Selain itu, PERT diagram juga digunakan untuk menghitung critical path atau jalur terpanjang dari rangkaian kegiatan yang ada. Dengan demikian, PERT diagram menjadi salah satu metode tercepat untuk menyelesaikan sebuah proyek secara efisien.

KEUNGGULAN PERT DIAGRAM:

•  Memudahkan identifikasi urutan prioritas kegiatan.
•  Mempermudah penentuan critical path atau aktivitas yang paling vital.
•  Membantu dalam menentukan waktu kendur atau slack time dengan lebih jelas.

Dengan menggunakan PERT diagram, MANUSIA dapat merencanakan proyek secara lebih sistematis, efisien, dan mengoptimalkan alur kerja untuk mencapai hasil terbaik. PERT diagram advantages sangat bermanfaat dalam manajemen proyek

CONTOH DIAGRAM PERT